固定资产采购审批流程 固定资产采购管理办法

固定资产购置管理制度,钱要用在刀刃上固定资产购置管理制度,钱要用在刀刃上

第1条 为对企业固定资产的购置进行有效管理,降低购置成本,特制定本制度。

第2条 本制度适用于企业所需机械设备的购置以及购建工程等。

第3条 编制固定资产采购计划与预算。

1.固定资产使用部门根据实际需要,编制本部门的固定资产年度采购计划,填制《固定资产新增计划表》以及部门的《固定资产购置预算表》。在经由部门负责人审核批准后,报资产管理部汇总。

2.资产管理部固定资产管理员对各部门上报的《固定资产新增计划表》和《固定资产购置预算表》进行审核汇总,并据此编制企业的《固定资产购置预算表》,报财务部批准备案。

3.固定资产管理员审核内容包括以下几个方面。

(1)购置的原因。

(2)拟购入时间。

(3)拟购入数量。

(4)对于是由于现有固定资产折旧年限已到需新增的,应审核其相应的购入时间和实际折旧年限。

4.《固定资产新增计划表》和《固定资产购置预算表》在经由资产管理部经理审核签字后,交财务部。

5.财务部审阅并核对下一年度的固定资产采购计划,由财务总监签字确认后,上交董事会审批,形成正式的下一年度《固定资产购置预算表》和《固定资产新增计划表》,并在财务部和资产管理部归档保存。

6.企业各部门根据正式的固定资产购置计划进行固定资产购置申请。

第4条 购置申请。

1.根据年度固定资产新增计划以及实际的使用需要,各部门详细填列《固定资产采购申请表》,提出固定资产购置申请。

2.申请表填制内容主要包括:固定资产名称、规格、型号、预算金额、主要制造厂商以及购置原因等。

3.《固定资产采购申请表》由各部门购置申请人,报部门负责人审核签字。若属计划外采购,还需递交《计划外固定资产购置说明》,对计划外购置的原因进行详细说明。

第5条 审核审批。

1.资产管理部固定资产管理员对使用部门提交的购置申请表进行审核。

2.审核的内容包括:购置金额大小,购置申请是否经由部门负责人合理审批,是否属于计划内购置等。

3.固定资产管理员审核后交资产管理部经理签字确认,然后交财务部审核,财务总监和总裁按权限进行审批。

第6条 采购。

1.采购部根据批准的固定资产采购申请表进行采购,根据申请受理时间,对采购申请单连续编号。

2.采购过程中应注意以下6点。

(1)固定资产购置应坚持多方询价(不少于三方)的原则,保证资产购置价格的合理性。

(2)单批购置固定资产金额达到××万元以上采用公开招标采购,招标文件和成交合同交财务部备案。

(3)对不宜招投标的,应当进行市场调查和多渠道询价,然后确定供货商。

(4)采购人员在进行供货商的选择时,应着重考虑供货商的资质、能力、信誉以及质量保证体系;同时,根据供货厂商的报价函及其他书面资料填写《固定资产供货商综合评估表》,书面记录选择过程,并根据价格、品质、交货期、付款条件、厂商信誉以及历史使用情况等选择出最优者。

(5)在确定供货商或者承包商后,由采购人员或有关负责人在授权的范围内与之签订合同。

(6)合同应该明确规定购置固定资产的型号、性能、价格、质量要求、交货期限、结算方式等,或者土建工程的结构、面积、工期、造价、质量标准等。

第7条 验收。

采购部门接到供应商发来的机械设备,或者承包商发来的“竣工验收通知单”后,通知资产管理部组织验收。

1.工程部和使用部门一起对购置的机械设备等固定资产进行验收,并开具验收报告和验收单。

2.大型设备和土建工程项目验收。

(1)成立验收委员会,验收委员会由企业工程部、质检部门、使用部门、财务部组成,并邀请银行、城建、环保、土管、消防等机关参加,必要时可以聘请中介机构和相关专家参与。

(2)检查验收符合质量标准者,填制验收合格的书面文件和“付款通知书”,通知财务部门结算价款。

第8条 移交。

1.固定资产验收合格后,由资产管理部移交使用部门投入使用。

2.资产管理部开具一式三联的固定资产调拨单,经资产管理部门和使用部门双方签字后,一联由资产管理部留存,一联交使用单位作为填制固定资产登记卡的依据,第三联交财务部门办理入账手续。

第9条 结算付款。

财务部门审查验收合格文件、付款通知书、供货或承包合同、账单、发票,审查无误后,由固定资产会计开具付款凭证,出纳与供应商或承包商办理结算付款。

第10条 安装。

1.需要安装的固定资产,由固定资产使用部门填制固定资产领用单,经总裁批准后领出。

2.购置合同中规定供应商负责安装的,工程部协助供应商进行安装;供应商不负责安装的,由工程部负责安装、调试,安装调试合格后投入使用。同时将设备“领用单”送财务部门记账。

第11条 记账。

1.固定资产会计应当核对原始凭证与记账凭证是否相符,根据原始凭证和记账凭证及时登记固定资产明细账、固定资产登记簿和开设固定资产登记卡。

2.登记完毕后应在记账凭证上签名或盖章,并与原始凭证一并转交总账会计登记总分类账。

3.总账会计人员应当审查记账凭证的对应关系是否合规,借、贷方金额是否一致。

4.根据记账凭证直接或者汇总登记总分类账。登记或汇总完毕,并在记账凭证上签名或盖章,将凭证归档保管。

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